Các công cụ Quản lý quy trình kinh doanh đang thay đổi lĩnh vực tài chính như thế nào

Nhu cầu ngày càng tăng về các dịch vụ nhanh hơn, bảo mật chặt chẽ hơn và trải nghiệm khách hàng liền mạch đã gần như không còn chỗ cho các quy trình kém hiệu quả. Đó là lúc các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ phát huy tác dụng. Là một phần trong nỗ lực chuyển đổi số do các công ty coi trọng đổi mới như Dassault Systèmes dẫn dắt, các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ đang định hình lại cách các ngân hàng, fintech và công ty bảo hiểm theo đuổi sự xuất sắc trong vận hành.

Nhu cầu của lĩnh vực tài chính về các quy trình thông minh hơn

Dịch vụ tài chính không phải là một ngành đơn giản. Tuân thủ, xử lý tín dụng, phát hiện gian lận và quản lý vòng đời khách hàng là những hoạt động phức tạp, đa chiều. Chúng đòi hỏi sự đồng thuận từ nhiều bên liên quan, cả trong và ngoài công ty. Không công ty nào muốn vận hành các quy trình này bằng công cụ lỗi thời hoặc luồng làm việc kém hiệu quả, nhưng nhiều công ty vẫn đang làm như vậy.

Đó là một vấn đề, nhưng không phải là vấn đề chỉ riêng của CNTT hay chuyển đổi. Đây là vấn đề kinh doanh. Sự kém hiệu quả đồng nghĩa với rủi ro tăng thêm, chu kỳ ra quyết định dài hơn và quan trọng nhất là giảm mức độ linh hoạt. Việc chậm chỉ vài phút để phát hiện một giao dịch gian lận, xử lý một khoản vay hoặc đưa ra một quyết định chiến lược có thể khiến thiệt hại lên tới hàng triệu.

Hãy đến với các giải pháp phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ, được thiết kế để giải quyết vấn đề đó và một số vấn đề khác.

Các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ là gì?

Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) cho phép các tổ chức lập bản đồ, thực thi, giám sát và cải tiến các quy trình kinh doanh trong một môi trường xác định, có khả năng mở rộng. Khác với các dự án tự động hóa đơn lẻ, các nền tảng BPM tập trung vào vòng đời của quy trình: nhìn công việc từ đầu đến cuối và theo dõi tiến độ trước khi quay lại để bổ sung tinh chỉnh.

Với dịch vụ tài chính, các dự án này có thể bao gồm tự động hóa quy trình tiếp nhận khách hàng với các kiểm tra KYC (Know Your Customer), chẳng hạn, theo dõi quy trình phê duyệt khoản vay và tự động hóa các cuộc kiểm toán nội bộ. Mỗi hành động đều có thể được theo dõi, giúp cải thiện khả năng giám sát từng bước, giảm rủi ro sai sót của người dùng và đảm bảo hoạt động tuân thủ các quy định bảo mật.

Tự động hóa đi đôi với trách nhiệm giải trình

Mức tăng lớn nhất của bộ công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ đối với tài chính đến từ việc kết hợp tự động hóa với trách nhiệm giải trình. Với tất cả sự tôn trọng dành cho tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), tự động hóa dựa trên quy tắc do BPM cung cấp không chỉ dừng ở việc hoàn thành các tác vụ lặp lại — mà là đảm bảo hoàn thành chúng đúng trong ngữ cảnh phù hợp.

Để minh họa, một BPM có thể tự động hóa quá trình thu thập toàn bộ tài liệu cần thiết cho hồ sơ vay thế chấp. Nhưng nó cũng đảm bảo ghi nhận tất cả các phê duyệt cần thiết, gắn cờ các điểm bất thường và bảo đảm từng bước đều tuân thủ các quy định tài chính hiện hành. Điều này đặc biệt quan trọng trong một ngành mà tính minh bạch và khả năng truy vết là yếu tố then chốt.

Theo một báo cáo của McKinsey & Company, các tổ chức tài chính áp dụng tự động hóa và quản lý quy trình ở quy mô lớn có thể giảm chi phí tới 30% đồng thời cải thiện điểm hài lòng của khách hàng.

Phân tích thời gian thực và các quyết định dựa trên dữ liệu

Bằng cách số hóa mọi quy trình và được quản trị tập trung, công nghệ BPM tạo ra một kho dữ liệu quý giá có thể làm nền tảng cho việc ra quyết định. Một CFO có thể mở bảng điều khiển về thời gian xử lý khoản vay, hoặc thấy các điều kiện tạo ra dấu hiệu cảnh báo cho gian lận, hoặc thời gian trung bình để đưa một khách hàng mới lên hệ thống — tất cả đều theo thời gian thực.

Dữ liệu này không chỉ giúp ích cho việc quản lý hiệu suất nội bộ. Nó còn được đưa vào các cuộc kiểm toán tuân thủ, quan hệ nhà đầu tư và các thông tin chiên lược. Trong một thế giới mà dữ liệu là “đồng tiền” mới, BPM trao cho doanh nghiệp một tài sản hoàn toàn mới để khai thác giá trị từ mọi chỉ số vận hành nghiệp vụ của họ.

Tuân thủ và quản lý rủi ro, được tích hợp sẵn

Dù bạn đang ở đâu, dịch vụ tài chính vẫn bị “trọng số” lớn nhất về vấn đề tuân thủ. Từ GDPR đến Dodd-Frank, bối cảnh quy định vừa tinh vi hơn vừa kém khoan dung hơn.

BPM cho phép các công ty “nhúng” tuân thủ vào các hoạt động hằng ngày, với cơ chế quản trị và kiểm soát nằm ngay trong “hộp” của hệ thống. Các quy tắc có thể yêu cầu hoặc từ chối truy cập tùy theo vai trò, theo dõi luồng tài liệu và lịch sử giao dịch, đồng thời tự động gọi hỗ trợ nếu một quy trình vượt qua một ngưỡng nhất định hoặc đi qua một ranh giới nhất định. Cách tiếp cận này không chỉ chủ động giữ doanh nghiệp đúng phía pháp luật, mà còn giúp tăng niềm tin trong các mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và các cơ quan liên quan.

Vì sao công cụ BPM phù hợp với “DNA” của fintech

Các công ty fintech tự nhiên di chuyển nhanh. Họ được xây dựng cho tăng trưởng bùng nổ, phá vỡ các “di sản” truyền thống, đồng thời phục vụ khán giả trên khắp thế giới. Nhưng khi fintech mở rộng quy mô, hoạt động của họ trở nên phức tạp hơn — và chính lúc đó các công cụ BPM bước lên đáp ứng thách thức.

Những bộ giải pháp này được thiết kế để giúp các startup fintech “lớn lên” và mở rộng ra mà không làm mất vẻ ngoài thương hiệu linh hoạt. Dù một công ty đang tích hợp các quy trình tuân thủ giữa nhiều khu vực tài phán hay điều phối yêu cầu chăm sóc khách hàng một cách liền mạch, một giải pháp BPM có thể giúp ổn định quy trình mà không trở nên cứng nhắc.

Bởi vì các công cụ này kết nối với rất nhiều công cụ và dịch vụ khác mà các công ty fintech hiện đại sử dụng — API, dịch vụ chat, dịch vụ đám mây, các động cơ dự đoán dựa trên AI — chúng là “ngăn xếp” phù hợp cho một “DNA” đã được số hóa ngay từ đầu.

BPM như một lợi thế cạnh tranh

Ngày nay, các tổ chức tài chính đổi mới không còn xem BPM là một hạng mục triển khai CNTT và hậu trường. Họ coi đó là một lợi thế cạnh tranh. Với đúng hệ thống BPM, bạn có thể:

*   Đưa các sản phẩm tài chính mới ra thị trường nhanh hơn
*   Tăng tỷ lệ giữ chân nhờ tiếp nhận và chăm sóc dịch vụ nhanh hơn, mượt hơn
*   Giảm khối lượng công việc và mức độ phơi nhiễm với rủi ro vận hành cùng tuân thủ
*   Mở rộng quy mô “lên” hoặc “ra” khi bạn mở hoạt động tại địa phương và các mảng kinh doanh

Dù bạn là một ngân hàng toàn cầu đang bắt đầu hành trình chuyển đổi lõi hay là một startup fintech 100 năm tuổi tìm cách tinh gọn quy trình nội bộ, một công cụ BPM là chìa khóa để có các quy trình tốt hơn, nhanh hơn và bền bỉ hơn.

Hướng tới tương lai

Khi các hệ sinh thái tài chính trở nên phức tạp hơn và kỳ vọng của khách hàng tiếp tục tăng, “process intelligence” sẽ phân tách các đơn vị dẫn đầu với những đơn vị tụt lại. Các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ cung cấp hạ tầng cần thiết để thích ứng với thay đổi liên tục, cải thiện hiệu quả và nhúng tuân thủ vào mọi lớp của hoạt động.

Với các tổ chức muốn dẫn dắt trong bối cảnh đang phát triển này, các công cụ BPM không còn là lựa chọn. Chúng là nền tảng.